7 ting jeg gjerne skulle visst før jeg startet som privatpraktiserende psykolog

Som psykolog og grunnlegger av Metakognitiv Terapi Oslo har jeg hjulpet mange pasienter gjennom årene. Men da jeg startet egen privatpraksis, ble jeg fort klar over at det å være en god terapeut ikke automatisk betyr at du vet hvordan du driver en bedrift.

Her er syv ting jeg skulle ønske noen hadde fortalt meg før jeg startet, og som kan hjelpe deg unngå de vanligste fallgruvene.

1. Du er selvstendig næringsdrivende først, deretter kliniker 

Dette er kanskje den største mentale omstillingen. Selv om du er en god psykolog, betyr ikke det automatisk at du har en bærekraftig privatpraksis. For at du skal kunne hjelpe folk over tid, må selskapet ditt være levedyktig.

Som privatpraktiserende er du ikke lenger bare behandler, du er også din egen sekretær, økonomisk ansvarlige, og markedsføringsavdeling. Mitt beste tips er å sette av faste timer i uken til disse tingene: administrasjon, markedsføring, og utvikling av praksisen.

Dette innebærer ikke bare å føre tall i Fiken, men å aktivt jobbe med hvordan nye klienter skal finne deg. Du må tørre å synes, bygge nettverk og sørge for at inntaket av nye klienter er stabilt, slik at du ikke ender opp med å stresse over økonomien mens du egentlig burde vært til stede for klienten. Noe som tar oss til neste punkt.

2. Markedsføring kan føles litt kleint, men gjør det likevel

Mange av oss synes det er ubehagelig å selge oss selv. Men for at folk skal bestille time, må de vite at du finnes og hva du kan hjelpe med.

Sørg for at du er synlig på google ved å ha en enkel og funksjonell hjemmeside. Her bør du skrive litt om hvilken erfaring du har og hva du kan hjelpe med. Spre også ordet blant venner, familie, og tidligere kolleger om at du nå tar imot nye klienter. Personlige anbefalinger er ofte en god måte å fylle opp timelista på hvis du har en liten deltidspraksis.

Trenger du flere klienter, kan det være lurt å opprette en Google Business-profil slik at folk kan finne deg på kartet når de søker lokalt. En LinkedIn- eller Instagram-profil der du poster 1–3 ganger i uken, er også en god måte å bli funnet og husket på. Hvis du har mulighet til det, og du trenger flere klienter, kan det også være lurt å opprette noen enkle google-annonser.

Tenk på hjemmesiden din og sosiale medier som et utstillingsvindu. Gjennom det du skriver, får potensielle klienter et inntrykk av hvem du er og hva du kan, noe som gjør at det føles langt enklere og tryggere å bestille en time.

3. Ha kontroll på økonomien fra dag én

Når du jobber i det offentlige, kommer lønnen inn på konto ferdig skattet og klar til bruk.  Som privatpraktiserende må du selv ha oversikt og sørge for at du setter av nok til skatt.

Det kan være lurt å ha en fast rutine på å overføre en bestemt prosentandel (for eksempel 30–40 %) til en dedikert skattekonto hver måned. Hvis du ikke har satt av penger underveis, kan du få en stressende overraskelse når fristen for forskuddsskatt dukker opp. Sett også gjerne av månedlig til faste årlige utgifter som NPE-avgiften, forsikringer, og fagforeningskontingent.

En annen ting som skaper unødvendig stress for mange nye privatpraktiserende psykologer, er å blande privatøkonomi og selskapsøkonomi. For å unngå rot og ekstraarbeid, bør du opprette en egen bedriftskonto med en gang. Alle innbetalinger fra klienter skal inn her, og alle utgifter til foretaket skal betales fra samme konto. Hvis du har mange utgifter, kan du også opprette en egen utgiftskonto. Dette gjør det mye enklere å føre regnskap, og å få oversikt over økonomien.

Sett av litt tid hver uke til å føre regnskap og ha oversikt over frister. Da vet du at du har kontroll, og du slipper å bruke tid og energi på å nøste opp i økonomisk kaos i etterkant.

4. Bestem når du vil jobbe 

Når man starter opp, er man ofte så ivrig på å få klienter at man strekker seg litt for langt. Kanskje du er litt for fleksibel med avbestillingsfrister, eller tilbyr redusert pris til litt for mange. Men for at du skal trives i jobben over tid, er du nødt til å sette noen tydelige rammer for hvordan du vil ha det.

Bestem når du vil jobbe. Hvis du ikke har faste rammer for når arbeidsdagen starter og slutter, blir kalenderen raskt fylt opp basert på når klientene helst vil ha time. Da ender du gjerne opp med en fragmentert hverdag hvor du jobber tidligere enn du ønsker, senere enn du burde, og kanskje litt i helger og ferier.

5. Pris inn at du ikke får betalt for alt

Når du regner ut timeprisen din, må du prise inn at du ikke får betalt for ferie, sykedager eller avbestillinger. Timeprisen må altså dekke både utgifter som leie og lønn, og gi rom for sykdom og stillere perioder som ferier og perioder med færre bookinger.

Prøv å holde på avbestillingsreglene dine, og informer tydelig om disse både på hjemmesiden, i timebekreftelser, og i første time.  Det kan føles ubehagelig å fakturere en klient som avbestiller for sent, men hvis du gjør for mange unntak, går det raskt ut over inntekt og fritid, og kan føre til negative følelser for klienter som avbestiller.

Tydelige rammer er viktig for din egen del, og kan også modellere sunn grensesetting for klientene, og skape trygghet for begge parter.

6. Unngå administrativ gjeld 

Det er lett å tenke: «Jeg skriver notatene i kveld» eller «Jeg sender ut fakturaene i helgen». Før du vet ordet av det, sitter du med et berg av papirarbeid som skaper stress og stjeler nattesøvnen. Dette kalles ofte administrativ gjeld, og den vokser fort hvis du ikke tar tak i den med en gang.

Det kan for eksempel være uferdige journalnotater, kvitteringer for kurs og kontorutstyr som blir liggende, eller ubesvarte e-poster fra pårørende, klienter og offentlige instanser. En annen ting som ofte skjer, er at du havner bakpå med føring av regnskap, eller at du glemmer å fakturere for uteblitte timer. Jo lenger tid det går, jo mer ubehagelig føles det å sende det kravet.

For å slippe at administrativ gjeld hoper seg opp, er det lurt å få på plass gode rutiner tidlig. Ved å bruke et verktøy som Konfidens, får du journalføring, booking og fakturering inn i en enkel flyt. Når klienten booker timen selv, du sender faktura med to klikk, og du har journal, og kalender i samme system, sparer du mye jobb. Da er det enklere å ha alt på stell, og du kan bruke tiden din på pasientene i stedet for papirarbeid.

7. Ikke bli sittende alene

Når du slutter i det offentlige, mister du også det naturlige fellesskapet. Det kan være overraskende ensomt å drive for seg selv når du ikke lenger har en kollega å ta en kaffe med når det er stille, eller noen å lufte en vanskelig sak med i lunsjen.

Selv om du er din egen sjef, skal du ikke stå alene med alt. Undersøk om du kan bli med i en veiledningsgruppe eller finn deg et faglig fellesskap. Å opprettholde kontakten med kolleger, er viktig for at du skal trives og fortsette å utvikle deg som terapeut.

Vurder også et kontorfellesskap med andre behandlere fremfor å sitte alene. Å ha noen å sparre med om alt fra faglige vurderinger til praktiske spørsmål om drift, gjør hverdagen mye lettere. De fleste utfordringene du møter, har garantert noen andre stått i før deg. Du må bare sørge for at du har folk rundt deg du kan spørre.

Få på plass gode rutiner og systemer tidlig

Det første året som privatpraktiserende handler om å få oversikt og ta valg. Hvilke systemer skal du bruke? Hva må du vite om skatt? Hvordan får du klienter?

Ved å få på plass gode rutiner og systemer tidlig, gjør du hverdagen enklere, og unngår at ting hoper seg opp. Det gir mer tid til å fokusere på det du startet privat for - nemlig terapi.

Konfidens kan hjelpe deg å spare tid og få oversikt ved å gi deg booking, journal og fakturering samlet på ett sted. Du kan lese mer om konfidens og starte en gratis prøveperiode her.

Sunniva Itland er psykolog og grunnlegger av MKT-Oslo — Norges største spesialistklinikk for angst og OCD med over 20 psykologer og leger spesialisert på metakognitiv terapi.